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Caso de Estudio: Su equipo de Control de Proyectos está conformado por 4 profesionales (caso tipo), cuya HH promedio tiene un costo de USD 25. En promedio una persona dedica entre 8 a 12 horas por semana a consolidar información y generar informes.

Hagamos cuentas:

Profesionales por Departamento: 4
Horas/Persona/Semana Generando Informes Repetitivos: 8
Costo Promedio HH:  USD 25,00
Total HH Semana: 32
Total HH Mes: 128
Total HH Año: 1.536

PROYECCIÓN ANUAL TRES DEPARTAMENTOS:

Equipo QAQC  USD  38.400,00
Equipo HSE  USD  38.400,00
Equipo de Control Proyecto  USD 38.400,00

Total Inversión Anual:  USD   115.200,00

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De este caso de estudio podemos concluir:

  1. Su empresa puede estar invirtiendo más de USD 100.000 al año en actividades repetitivas para la generación de reportes.
  2. Sus equipos pueden estar invirtiendo más del 25% de su tiempo en hacer lo mismo cada semana.
  3. Su empresa está perdiendo dinero.

Parecerá ilógico pero este flagelo afecta a una gran mayoría de las PYMES de proyectos de nuestra región, en las cuales no estamos aplicando en casa esa palabra que tanto usamos a diario: PRODUCTIVIDAD.

“Filosofamos mucho sobre el tema de la productividad, pero nos cuesta mucho ponerla en práctica”.

Que podríamos hacer si logramos optimizar un % de esas HH:

  1. Analizar e interpretar mayor cantidad de datos.
  2. Identificar y Gestionar con mayor definición Riesgos y Oportunidades de nuestro negocio.
  3. Optimizar nuestros procesos.
  4. Optimizar nuestra operación.
  5. Incrementar nuestra rentabilidad.
  6. Ampliar nuestra base de conocimientos con datos e información de mayor valor.
  7. Dedicar mas esfuerzo a automatizar y simplificar.

Cómo podemos incrementar nuestra productividad:

  1. Implementar procesos colaborativos – nada de islas de datos independientes.
  2. Implementar la utilización de plataformas de trabajo basadas en la nube.
  3. Consolidar datos e implementar tableros de mando automatizados (Dashboards) que nos ayuden a analizar, interpretar y tomar acciones oportunas sobre nuestro negocio de proyectos.
  4. Invertir una porción de ese dinero que hoy estamos sub-utilizando, en capacitar a nuestros equipos y adquirir herramientas tecnológicas que agilicen y simplifiquen su hacer diario.

Muchas empresas piensan que implementar tecnología es un proceso costoso, sobre eso comparto tres reflexiones:

  1. Nada es mas costoso que el dinero que estamos sub-utilizando y tirando a la caneca hoy.
  2. Mientras mas herramientas le brindes a tu equipo, mas productivo y comprometido será.
  3. Por lo general, hay muchas opciones de inversión en tecnología y habilidades que están disponibles a precios muy interesantes y asequibles, no te predispongas, te invito a investigar y evaluar opciones.

“Ninguna tecnología por si sola va a funcionar, necesitas articular tu conocimiento del negocio, tu criterio con una adecuada tecnología para que la estrategia funcione”.

A la hora de evaluar opciones, recuerda que ninguna solución que genere dependencia resultará ni será sostenible en el tiempo, cualquier servicio de consultoría que lleves a tu organización debe estar orientada a brindar nuevas herramientas y habilidades que puedas incluir en tu ecosistema operativo, brindando a tu equipo la mayor independencia para aprender y desarrollarse.


Si estas interesado en conocer nuestros servicios de consultoría, déjanos un mensaje desde nuestro formulario de contacto, te acompañaremos en el proceso de implementación y/o optimización de tu Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

@proyetech

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