Control de Proyectos – Proyetech
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Entender el paso a paso de cómo se desarrolla una actividad te da una visión impresionante de cómo gestionarla para obtener los mejores resultados durante su ejecución.

“Si sabes en cuantos pedazos comerte al elefante, lo vas a digerir mucho mejor”Es falso que todos los planificadores y controladores de proyectos sabemos cómo ejecutar todas las actividades que programamos… nadie sabe todo, siempre nos apoyamos preguntando a expertos para aprender, aprender y aprender. Y cada vez que preguntamos, pensamos en un milestone.

Dominar la técnica de diseñar milestones para cuantificar el progreso de tus actividades es una herramienta poderosísima que los Planificadores/Controladores experimentados usamos para minimizar riesgos y maximizar oportunidades durante la ejecución de los trabajos.

“Es algo así como el paso a paso de una receta de cocina, cada detalle cuenta y vale un montón”.

Te listo algunas ventajas que un buen diseño de milestones traerá a tu proyecto:

  1. Aseguras ejecutar el alcance real de cada actividad.
  2. Potencias la aplicación de Valor Ganado y maximizas sus resultados.
  3. Aseguras facturar oportunamente cada actividad.
  4. Cuantificas oportuna y efectivamente para medir tu productividad.
  5. Estandarizas tus métricas.
  6. Disciplinas tus procesos.
  7. Flexibilizas y optimizas tus controles.

En este tema no todo es tan fácil, muchos clientes (internos y externos), al no entender de qué se trata, colocan barreras y obstáculos al momento de formalizar los milestones que regirán los modelos de control de sus obras. Por lo cual, tienes que negociar.

Te recomiendo que partas de un principio básico: necesitas tener todos los días el resultado del esfuerzo que tus recursos están dejando en el campo de trabajo. Si no cuentas con una herramienta de medición y computo eficiente, realista y acordada con todos los interesados, toda la información que generes aguas abajo va a estar sujeta a cuestionamientos y opiniones.

Ten presente algunos detalles que algunas veces confundimos u obviamos:

  1. Un milestone no es un nivel del WBS.
  2. Toda actividad puede desagregarse para ser controlada eficientemente.
  3. Piensa integralmente en progreso, flujo de caja, facturación, productividad, etc.
  4. Todos los días tu obra progresa algo y debes capturar ese dato.

A continuación, te dejo algunas recomendaciones para el efectivo diseño de tu modelo de control basado en Milestones:

  1. Pregunta, entiende el proceso que rige la realización de cada actividad. Pregunta, sé humilde.
  2. Socializa tu modelo de control con tus gerentes de primera y segunda línea… y obviamente con tu cliente.
  3. Complementa tu modelo de cálculo con un proceso de captura de datos eficiente y dinámico.
  4. Piensa en base de datos y en indicadores de gestión todo el tiempo. No te enfoques en hacer un reporte, enfócate en capturar datos que puedas manipular luego.
  5. Deja por escrito con tu cliente tus milestones, todo por escrito (yo los envío en una carta formal).
  6. Identifica la audiencia a la que enviarás información y diseña niveles de detalles de acuerdo al usuario final, no todo el mundo debe tener toda la información.
  7. Trabaja tu base de conocimientos, no retrabajes.
  8. Usa los datos de tu proyecto de manera inteligente.
  9. Sé práctico, apóyate en la tecnología para ser eficiente y ágil.
  10. Nunca olvides que tu proyecto es un negocio y necesitas saber que pasa en él en todo momento.

Diseñar milestones, modelos de control integrales, informes y tableros de mando (Dashboards) es un proceso evolutivo constante, siempre se nos ocurren mejores cosas.

Siempre hay un detalle útil para una persona que otra no valora, por eso debe ser integral, lo importante es que tú tengas en tu cabeza la película completa de tu proyecto.

Ya sabes dónde y cómo ubicarme para actualizar tus modelos de control y monitoreo.

#FelizProyecto


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Compartimos ejemplo de un Dashboard Dinámico para el control de las horas hombre gastadas en un proyecto de construcción.

Instrucciones de uso:

  • Puede navegar por las diferentes secciones del tablero.
  • Puede segmentar información, haciendo click sobre un dato.
  • Puede filtrar períodos de tiempo deslizando los controles de fechas ó definiendo manualmente fechas en las cajas de diálogo.
  • Puede activas/desactivar filtros haciendo click en los check boxes incluidos en el ejemplo.
  • Puede navegar entre los dos informes, seleccionando la página en parte inferior del informe.

Si desea mas detalles sobre soluciones de este tipo que desea implementar en su organización, contactenos haciendo click acá.


12 Septiembre, 2017
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Durante más de 25 años haciendo proyectos he escuchado decenas de veces esta frase, desde los gerentes de proyectos hasta los dueños de empresas que arropan esperanzas de recuperar las pérdidas de sus proyectos con una reclamación.

El tema no está en que la reclamación sea justa y procedente o no; el tema está en dejar a un lado la gestión efectiva del negocio para dedicar valiosas horas hombre de gente muy talentosa para armar un “reclamo” que no en todos los casos procede y que no en todos los casos nos ayuda a recuperar la viabilidad del negocio.

Aquí te dejo un lista corta de issues que al materializarse y sumarse a una deficiente gestión se convierten en catalizadores de una reclamación forzada, aunque no siempre justificada.

  1. Alcance mal definido.
  2. Poca disponibilidad presupuestal.
  3. Equipo de proyecto de poca experiencia en posiciones “claves”.
  4. Planificación y/o programación deficiente.
  5. Desconocimiento del contrato.
  6. Poca o nula gestión de riesgos.
  7. Procesos y/o procedimientos no diseñados para atender las particularidades de cada proyecto.
  8. Poca o nula trazabilidad en las comunicaciones.
  9. Poco o deficientes modelos de control que generan poco o ningún indicador para tomar decisiones adecuadas y oportunas.

En mi humilde opinión, muchas cosas se suman durante la ejecución de un proyecto, es inevitable que así suceda, pero te puedo asegurar que un gerente de proyecto preparado integralmente, soportado por un equipo de proyecto competente (ojo que no estoy diciendo expertos), alineados a un sistema de gestión coherente y correctamente diseñado, representan el conjunto de herramientas necesarias para gestionar eficientemente las múltiples variables e imprevistos que juegan simultáneamente durante tu proyecto.

La reclamación o reconocimiento económico nace por sí sola cuando una o varias de las condiciones originalmente acordadas en el contrato cambian por alguna razón generando una alteración de las condiciones de ejecución previstas. Ese es el principio natural de donde partir sin tener la necesidad de forzar lo que no se puede forzar. Ni un lado ni el otro es lo suficientemente “tonto” como para dejarse meter un “gol inventado”.

En muchos casos, las deficiencias en los términos y especificaciones de los contratos abren espacio para “ http://thegrasswizard.com/etc8m/nwguynfv-drmartens-womens-3257.php papayazos ” que gerentes y/o administradores de contrato experimentados no dejarán pasar sin “ modafinil purchase usa sacar provecho“. Estas debilidades son mas recurrentes de lo que pensamos, cuando se presenta ese “ can i buy prednisolone over the counter in uk momento papayístico“, entran en juego principios empresariales y éticos que llevarán al “papayazo” en una dirección u otra según los valores del jugador al turno.

De esto hay mucho que escribir y opinar… me gustaría conocer tu opinión sobre si dejar o no el resultado del negocio sólo a la apuesta del “Claim“.

Cuéntame sobre tu punto de vista.

Chao, chao…. bye, bye !!.

 

Leonidas A. Uzcategui
Director Operaciones @proyetech


 


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