Carlos Parra Urdaneta – Proyetech
12 Septiembre, 2017
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Por favor me disculpan, pero asumo que todos ustedes saben que son los análisis de precios unitarios (APU).

En una oportunidad dictando una acción de formación titulada Estimación de Costos para Contratación de Obras y Servicios, había llegado al segundo día de clases disertando sobre la matriz de clasificación de los estimados de costos según la AACE International, todos los participantes estaban concentrados mentalmente en la explicación.

En el estimado Clase 2 se hace mención al costo unitario y a los metrados detallados, respectivamente, con un nivel de madurez que oscila entre un 30% y 75%.

Resulta obvio, que si llegamos al Clase 2 con el arma del “deber ser”, naturalmente tenemos que tener aprobados los alcances, especificaciones técnicas y los metrados para formular los análisis de precios unitarios.

Bien, conocemos todos los conceptos . . . vamos ahora a la práctica.

Uno de los ejercicios que había escogido, consistía en formular el APU de una partida correspondiente al tendido de tubería de hidrocarburos, que a su vez pertenece a un contrato de construcción de facilidades de superficie; se presenta el alcance del contrato y la especificación técnica detallada de la partida, incluyendo los materiales consumibles. Bajo el razonamiento académico, les presento algunas fotografías alusivas al procedimiento constructivo, es allí cuando escucho el comentario: Profesor, disculpe, pero a mí no me interesa saber ni el alcance, ni las especificaciones, ni los metrados, a mi como estimador, solo me interesa conocer los datos que debo insertar en los “APU”, esos números me los facilita el constructor y el planificador, nada más.

Terrible y espantosa actitud.

Un estimador de costos es un profesional con elevada conciencia y responsabilidad de lo que hace, poseedor de una alta capacidad analítica y dones extraordinarios que lo llevan a investigar a lo sumo, de manera que sus decisiones sean las más acertadas posibles.

Estimar los costos respecto a los APU va mas allá de aplicar las operaciones aritméticas fundamentales, es conocer los elementos asociados a gestión de alcances contractuales que involucran especificaciones técnicas detalladas de partidas, materiales consumibles e instalables, costos de posesión y operación de equipos, labor directa e indirecta, gastos administrativos, factor de costos asociados al salario, rendimiento, horas-hombre, productividad y desde luego, no debe faltar la virtud de tener amplios conocimientos de tipos de contratos, ventajas, desventajas y riesgos asociados.

Por otra parte, en el ambiente de las estimaciones de costos, no podemos dejar de lado el juicio de expertos.

En el ámbito de las estimaciones de costos, el juicio de expertos es en sí mismo evidente, lo que hay que tener cuidado es en apoyarse ciegamente en el, y muy poco en los enfoques cualitativos, cuantitativos y en el sentido común; es allí cuando de manera alegórica podemos afirmar que en estimaciones de costos 1 + 1 no siempre es igual a 2.

Problemas más frecuentes en la elaboración de estimados de costos

La incertidumbre está involucrada en cualquier estimado, aunque algunos tengan menos incertidumbre que otros.

Por lo general, los problemas que se pueden presentar a la hora de planificar un trabajo de estimación son los siguientes:

  • Falta de datos históricos
  • Omisión de experiencias pasadas
  • Fallas en la recolección y documentación de los requerimientos del proyecto.
  • Inexperiencia del personal
  • Estimados forzados e indicados de forma deliberada.
  • Falta de trabajo en equipo

Concluyo con esto.

Las estimaciones de costos a nivel contractual son valores determinísticos que proporcionan la base para todos los pronósticos económicos y financieros, así como para los presupuestos, control y seguimiento.

Si quieres conocer mas a detalles sobre este y otros temas relacionados a Estimación de Costos te invitamos a participar en nuestro próximo curso:

Curso Online para Estimación de Costos en Contratos de Obras y Servicios

Carlos Parra Urdaneta // Consultor Experto en Estimación de Costo de Obras y Servicios.


9 Septiembre, 2017
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Propuesta Académica



Curso Modalidad Virtual y Presencial

Estimación de Costos para Contratación de Obras y Servicios

Objetivos:
Facilitar los conocimientos teóricos-prácticos de las técnicas idóneas para realizar estimados de costos reales y confiables, como elemento fundamental de las ofertas comerciales referidas a obras y servicios, así como las herramientas necesarias para el control posterior durante la ejecución de las actividades.

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Curso Modalidad Virtual y Presencial

Diseño y Evaluación de Análisis de Precios Unitarios (APU)

Objetivos Específicos:
Calcular los análisis de precios unitarios basados en un modelo matemático estimado y representativo, considerando para ello los procedimientos de ejecución más apropiados y la integración de las variables constitutivas como materiales, equipos, mano de obra, administración y utilidad, a objeto de garantizar un amplio margen de rentabilidad generando resultados confiables.
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Curso Modalidad Virtual y Presencial

Ajuste de Precios en Contratos de Obras.

Objetivos Generales:
Dotar al participante de las herramientas necesarias para calcular e interpretar las variaciones de precios, estudiando las premisas del equilibrio económico del contrato como elemento de análisis jurídico, técnico y administrativo.
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21 Agosto, 2017
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En una primera entrega habíamos tratado el asunto del rompimiento del equilibrio económico y de la ecuación financiera del contrato.

El rompimiento del equilibrio económico puede ocurrir por tres causas fundamentales, tal como lo sostiene Ramiro Saavedra Becerra, Consejero Ponente de la Sala de lo Contencioso Administrativo,  Bogotá, D.C., dieciocho (18) de septiembre de dos mil tres (2003), radicación número: 15119 (www.tesauro.com.co)

1) Por causas imputables a la administración pública, cuando ésta no cumple en la forma debida las obligaciones que el contrato puso a su cargo o cuando introduce modificaciones que las afectan.

2) Por causas imputables al Estado, incluida, como es obvio, la misma administración pública, y cuyos efectos inciden o pueden incidir en el contrato administrativo. Estos supuestos son tratados, por lo general, dentro de la llamada teoría del “hecho del príncipe”.

3) Por causas no imputables al Estado, que son externas al contrato y que sin embargo alteran su economía general, por incidir en él. Estos supuestos son tratados dentro de la “teoría de la imprevisión”.

Por otra parte, considero prudente incluir otras causas respecto a hechos no imputables a ninguna de las partes, que desde luego se insertarían en la mencionada “teoría”. En ese respecto, es bueno acotar lo que nos dice Ricardo Hoyos Duque, Bogotá, D.C,  once (11) de septiembre de dos mil tres (2003),radicación número: 68001-23-15-000-1995-00464-01(14781) www.tesauro.com.co. “La fuerza mayor es un hecho extraño a las partes contratantes, imprevisible e irresistible que determina la inejecución de las obligaciones derivadas del contrato. Constituye causa eximente de responsabilidad porque rompe el nexo causal entre la no ejecución del contrato y el daño derivado del mismo. Fue definido por el legislador como “…el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc.” – art. 1o de la Ley 95 de 1890-.”

Otras causales del rompimiento de la ecuación financiera del contrato, son la generación justificada de aumentos en cantidades, obras adicionales y desde luego las variaciones en los precios unitarios de las partidas contentivas del presupuesto.

Para que sea procedente la ejecución y el pago de las actividades que no fueron consideradas en el contrato original, se requiere que la misma no haya obedecido a la simple iniciativa autónoma del contratista, dado que él está obligado por el texto contractual sólo a realizar las obras de acuerdo a los metrados y a las especificaciones correspondientes allí definidas; en ese sentido, el contratante una vez aprobado el acto administrativo habiendo considerado el estudio técnico respectivo y los costos asociados, dará instrucciones al contratista para la plena realización de las obras adicionales.

Ajuste en los precios unitarios.

Los factores inflacionarios afectan de una manera extraordinaria la ecuación financiera de un contrato, es allí cuando ambas partes deben reconocer tal efecto, y no solo eso, es menester medir dicho efecto en términos de afectaciones administrativas, no sin antes como es lógico, se demuestre el incremento anormal del valor de los insumos propios de la obra que constituye el objeto contractual.

Las fórmulas de ajuste a ser utilizadas, serán fijadas y aprobadas por el contratante, bien sea utilizando la metodología de la comprobación directa, o por las operaciones matemáticas derivadas de las fórmulas polinómicas.

Contratos a suma global.

El principio del equilibrio económico también tiene aplicación en los contratos de obra pública denominados Suma Global.

Germán Rodríguez Villamizar, Consejero Ponente de la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección tercera, Bogotá, D.C. veintiséis (26) de febrero de dos mil cuatro (2004), radicación: 25000-23-26-000-1991-07391-01(14043). www.tesauro.com.co, argumenta:

“La modalidad Suma Global, cuya remuneración consiste en una suma global fija y mediante la cual el contratista asume la responsabilidad por aquellas actividades propias de la ejecución de la obras, como lo son la vinculación del personal, la celebración de subcontratos, la obtención de materiales y que para el cumplimiento de estas actividades actuaba bajo su propia cuenta y riesgo, dejando a salvo la responsabilidad de la Administración por los actos de su contratista, no significaba que éste tuviera la obligación de asumir o soportar todos los riesgos o cargas que se derivaran del contrato a precio global por circunstancias que no eran imputables a su conducta y que se salían del ámbito de su control.

“En aplicación del principio general de la equidad, no puede atribuirse de manera exclusiva al contratista los efectos que produce la presencia de áleas en un contrato estatal, entendidas estas como los riesgos que pueden alterar la economía original de los contratos. El derecho moderno reconoce y protege los intereses legales y justos que movieron al particular a suscribir el contrato con la administración. Por otra parte, cabe afirmar que la modalidad de “precio global” lo que pone de presente son los elementos o aspectos que él envuelve o comprende, pero nunca podrá entenderse como la rigidez inmutable que impida llevar a cabo los desajustes de contenido económico, originados en causas sobrevinientes, eso sí, no imputables al contratista”

El mencionado texto rompe la “rutina” de algunos conceptos que tratan de fijar elementos de interpretación, alejados de las situaciones particulares que son representativas de cada ambiente contractual.

Este y otros temas relacionados a las mas efectivas herramientas de Gestión de Costos serán abordados en nuestro

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Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


14 Agosto, 2017
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Muchos saben lo que significa el término “ajustar” relacionado con los contratos, en este caso, de obras y servicios.

Pues no solo es ajustar en base a dinero, de allí es posible que nos hagamos la siguiente pregunta: ¿Cuánto me vas a reconocer por el aumento de precio de estos materiales (cemento, conexiones eléctricas, perfiles estructurales, etc).

Y es que el asunto va mas allá del ¿cuánto?

Pues bien, es importante que conozcamos algunos conceptos para poder aplicarlos a aquello que nos concierne, uno de ellos es el equilibrio económico aplicado a los contratos, razón de esto porque cuando hablamos de contratos, nos referimos entre otras cosas, a obligaciones legales que deben fluir entre ambas partes, léase contratante y contratista.

En ese sentido y partiendo del efecto legal en cuanto a la existencia de un contrato, nos referimos entonces a lo que es el Equilibrio Económico, visto y entendido como la proporcionalidad o correspondencia existente entre las obligaciones y las facultades de cada una de las partes de un contrato, que nace a partir de su celebración y que se encuentra concebido para regir el comportamiento de las partes durante la relación contractual.

Si queremos darle otra lectura, veámoslo así:

El equilibrio del contrato es un instrumento que nos lleva el mantenimiento durante la ejecución del mismo, de la equivalencia entre obligaciones y derechos que se establecieron entre las partes al momento de su celebración, es decir, que en el texto que identifica al contrato, deben establecerse las condiciones para que la balanza en cuanto a elementos jurídicos, técnicos y administrativos se mantenga equilibrada.

Muy bien, del concepto antes emitido, se desprende lo que significa la Ecuación Financiera del Contrato, ¿Por qué?

Porque desde el instante que una contratista ha sido adjudicada, en función al debido proceso licitatorio, asume las obligaciones que nacen una vez suscrito el contrato, en ese sentido, dichas obligaciones resultan proporcionales a la ejecución de cada una de las actividades encomendadas, y desde luego al pago que por las mismas pretende recibir en términos de análisis costo-beneficio, léase, alcances de trabajo, especificaciones técnicas, volumetría, presupuesto, análisis de precios unitarios y estructura de costos asociados al contrato.

Ahora bien ¿se podrá mantener el equilibrio económico y la ecuación financiera a lo largo del tiempo de ejecución del contrato?

Seamos realistas, la respuesta es no. ¿Por qué?

Porque aun suscribiendo el contrato y convirtiéndose éste en ley, no se descarta que situaciones extraordinarias, posteriores a la celebración del contrato, imprevistas e imprevisibles, ajenas a las partes o imputables a una actuación legal del contratante, puedan alterar la ecuación financiera del mismo en forma anormal y grave.

En una 2da. entrega, abordaremos las causas del rompimiento del equilibrio económico y la ecuación financiera, y como podríamos enderezar la balanza.

Hasta entonces.

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Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


8 Agosto, 2017
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Las formulas polifónicas constituyen una estructura matemática de ajuste de precios que se establece para todo el contrato, de acuerdo a los renglones de costos directos e indirectos del presupuesto correspondiente aprobado.

A tal efecto, los responsables de la administración del contrato del ente contratante, deben estudiar conjuntamente con la empresa contratista adjudicada, las probabilidades de variaciones de los precios de las partidas en un tiempo determinado, manifestadas éstas por efectos netamente inflacionarios.

En ese sentido, si se justifican dichas variaciones, se aplicarán los coeficientes de ajustes por reglón utilizando la metodología de las formulas polifónicas, tomando en consideración parámetros macroeconómicos como los Índices de Precios, que a su vez son calculados y publicados de forma periódica por las entidades bancarias gubernamentales y otras instituciones acreditadas, destinadas para tal fin.

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Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


2 Agosto, 2017
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Ciertamente , un Estimador de Costos en el ámbito de las contrataciones de obras y servicios, mas que un profesional, debe ser una persona con una extraordinaria capacidad análitica, algo así como un investigador ciéntifico con tendencia a los detalles y al entendimiento natural de las cosas (sentido común), cualidad tal que lo lleve a comprender sin lugar a dudas, que en estimación de costos 1 + 1 no siempre es igual a 2.

En los encuentros académicos con profesionales y técnicos interesados, me han preguntado si el rendimiento se calcula, yo les he respondido que matematicamente si es posible, pero que mas que una variable entendida de esa manera, nos vemos en la obligación de estimar dicho factor por unidad de medida, en base a condiciones previamente establecidas en los alcances y especificaciones de trabajo y a que a su vez podrán ser cambiantes en la etapa de ejecución.

A tal efecto, debo acotar lo siguiente:

El rendimiento varía en función a las actividades a ejecutar, algunos pueden preverse desde el mismo momento en que se elabora el presupuesto y de acuerdo al estudio detallado de los alcances y especificaciones. Así, por ejemplo, en función del aumento de los riesgos para el personal obrero debido a grandes alturas o situaciones peligrosas donde deban realizar sus labores, el rendimiento disminuirá; en el proyecto de un edificio no será lo mismo trabajar a nivel de planta baja o primer piso que en el noveno o décimo piso.

Por otra parte, cuando se repiten los elementos, es fácil sistematizar las labores, por la cual a mayor número de miembros similares, mayor será el rendimiento. Del mismo modo, la repetición del mismo trabajo, hace que la función se ejecute en menor tiempo; por esa razón, no será igual el rendimiento al comenzar las actividades en cada partida, que cuando los obreros se hayan adaptado al trabajo conjunto o aislado; factor este que deberá tomarse en cuenta en partidas muy grandes o muy pequeñas, donde la mayor parte de los labores se realizarán con un máximo o mínimo rendimiento, respectivamente.

Además de lo anterior, hay factores más complejos y casi imposibles de prever, por ejemplo el no aprovechamiento total de la jornada de trabajo debido entre otras causas, a conversaciones inútiles entre los trabajadores, necesidades fisiológicas, descansos tomados arbitrariamente cuando no se encuentren cerca los superiores, etc. En otro orden, se encuentran las complicadas diferencias en la aptitud del trabajo de los distintos obreros, acciones que generan la disminución del rendimiento causado por tranquilidad e indiferencia, lentitud, desgano, condiciones ambientales y hasta el día de la semana.

Otra variable que influye en el rendimiento es la presencia de personal sin calificación en el oficio, el exceso de personas realizando una misma actividad, lo cual origina congestionamiento en las áreas de trabajo.

He aquí otros factores que influyen en el rendimiento de la mano de obra:

  •    Capacitación del trabajador para la labor desempeñada.
  •    Normas de trabajo claras y precisas, donde se definan los deberes,      responsabilidades y derechos de cada trabajador.
  •     Ausencias de control de asistencias y tardanzas.
  •     Asignación de tareas cónsonas con la capacidad del trabajador
  •     Salarios y reivindicaciones adecuadas; una persona bien remunerada estará siempre motivada y como tal mayor empeño a la ejecución de sus tareas.
  •     Restringir al máximo el movimiento del personal dentro del área de trabajo, colocando cerca las diferentes unidades de servicio tales como sanitarios, depósitos, zonas de descanso, etc.
  •    Suministro al personal los equipos de protección personal en función del trabajo que vaya a realizar; la mejor respuesta del personal se da cuando éste siente que su patrono se preocupa por su estado de salud e integridad física.
  •    Suministro al personal de equipos y herramientas de trabajo idóneos para ejecutar las actividades.
  •    Factores ambientales como temperatura, humedad relativa, lluvias, vientos, radiación solar, etc.

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Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


15 Junio, 2017
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Si no estimas cada concepto de egresos e ingresos en tu contrato ¿Cómo vas a ser eficiente en la administración de tu empresa de obras o de servicios?

Todo gasto no utilizable en la elaboración del producto es un costo indirecto, generalmente está representado por los gastos para dirección técnica, administración, organización, vigilancia, supervisión, fletes, acarreos y prestaciones sociales correspondientes al personal directivo, profesional, técnico y administrativo.

Es necesario hacer notar que el costo indirecto está considerado en dos partes:

  • Costo indirecto por administración central.
  • Costo indirecto por administración de campo.

En el transcurrir de mis labores como Ingeniero de Costos del sector proyecto y construcción multidisciplinaria, he observado el uso de procedimientos empíricos al momento de estimar la incidencia de los costos indirectos, en las ofertas relacionadas con procesos licitatorios de obras y servicios.

Podemos cometer errores, ciertamente es una condición humana donde ningún mortal escapa a ese hecho; pero cosa terrible es cometer un error por falta de conocimiento en los procesos administrativos asociados a los contratos.

Ahora bien, la idea es encausar el debido proceso al momento de estimar las incidencias de los gastos en la estructura de costos de tu contrato.

¿Qué hacer?

Para poder determinar con mayor precisión los gastos que se generan por concepto de administración central y de campo, es primordial conocer la estructura de organización de las oficinas generales y la de cada obra en particular.

Ello obliga a establecer el organigrama para cada caso y describirlo en forma detallada con el objeto de poder determinar, consecuentemente, los recursos necesarios para su mejor funcionamiento y mayor eficiencia en el desarrollo de funciones y por ende, para evaluar el importe que se genera en cada caso de acuerdo con los recursos para su operación.

Oficina Central

La organización central de una empresa, particularmente constructora, proporciona el soporte técnico necesario para llevar a cabo obras de naturaleza diversa en forma eficiente, y consecuentemente, éstas absorben un cargo por éste concepto, lo cual  se sugiere realizarlo en forma porcentual con base a tiempo y costo, es decir, obteniendo el costo de la organización central para un periodo de tiempo estimando el probable volumen de ingresos a costo directo que en forma realista pueda contratar, de manera de permitir determinar cada peso contratado a costo directo.

Cabe hacer mención (excepcionalmente) la existencia de obras que por su importancia y localización, hace necesario la concentración de todo el personal y recursos de la empresa en la obra misma, anulando por lo tanto el cargo de oficinas centrales y reduciéndolo al de la obra.

 

Costo de la oficina central

Para el análisis del costo de una organización central, independientemente de su estructura organizativa, sus gastos pueden agruparse en mínimo siete (07) rubros que en forma enunciativa y no limitativa, pueden ser:

  • Nómina del personal profesional, técnico y administrativo
  • Depreciación de equipos de oficina y mobiliario
  • Vehículos
  • Consumibles
  • Gastos de servicios públicos
  • Obligaciones y seguros
  • Capacitación y promoción

Oficina de Campo

Considerando que cada obra tiene diferentes importes, tiempos de ejecución, localización, accesos, riesgos, personal técnico, personal administrativo, comunicaciones, fletes, almacenes, consumos, etc, se hace necesario analizar cada obra a la a luz de sus muy particulares condiciones, para reflejar también en cada caso los importes que dichas condiciones generen.

Sus gastos se pueden agrupar en mínimo seis (06) rubros que en forma enunciativa y no limitativa pueden ser:

  • Gastos técnicos y administrativos: Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de staff de una obra tales como: Honorarios, sueldos y viáticos de los ingenieros responsables, supervisores por disciplina, topógrafos, laboratoristas y ayudantes, jefe administrativo, contadores, almacenistas, choferes, secretarias, personal de limpieza, etc.
  • Consumibles (Papelería y artículos de limpieza)
  • Traslado de personal: Pasajes de transporte, peajes, combustibles, lubricantes, servicios para el personal técnico y administrativo de la
  • Comunicaciones y transportes: Son aquellos gastos que tienen por objeto establecer un vínculo constante entre la oficina central y la obra, así como el mantenimiento y depreciaciones de vehículos de uso exclusivo de la obra.
  • Seguros y fianzas: Seguros por daños a terceros, se estima en un porcentaje sobre el monto del contrato y tiene vigencia durante el período de ejecución y hasta la fecha de recepción de la
  • Equipos de protección personal de los profesionales y técnicos.

 

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Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


5 Junio, 2017
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El estilo es la base de la legibilidad, asegurando que el texto sea relevante y lo suficientemente claro como para ser comprendido por el lector.

Claridad:

  • Implica usar un vocabulario sencillo y técnico, evitando el uso de sinónimos para intentar hacer el texto más interesante.
  • Las palabras serán seleccionadas de modo que no existan ambigüedades.

Precisión:

  • La clave para especificar es comenzar las oraciones en verbo infinitivo, por ejemplo “Presentar una muestra de cada tipo”  en vez de decir  “La contratista deberá presentar una muestra de cada tipo”. Este tipo de sentencias resultan más claras y concisas.
  • Es recomendable consultar a especialistas en gramática o técnicas de redacción, para que verifiquen la calidad y consistencia de los contenidos de cada sección.

No repetición:

  • Los documentos del proyecto deben ser complementarios entre sí, debe evitarse los solapamientos de contenidos.
  • Lo que se define en un lugar no se vuelve a definir en otro lugar.

Brevedad:

  • Un plano de implantación general o uno de detalles de corte, es también una especificación técnica y como tal no debe incluir información redundante; en el texto de las especificaciones tampoco se debe redundar.
  • Se especifica lo que se debe hacer y no por que se debe hacer.

Lógica:

  • Las especificaciones deben seguir un patrón reconocible en todas las secciones, es decir una estructura ordenada y predecible.
  • Se indicarán los procesos de manera secuencial como en un manual de instrucciones.

Este y otros temas relacionados a las mas efectivas herramientas de Gestión de costos serán abordados en nuestro próximo Curso Online de Estimación de Costos para Contratación de Obras y Servicios.

 


Carlos Parra Urdaneta // Consultor Especialista en Gerencia de Costos.


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