Milestones – El arma secreta mejor guardada por los planificadores y controladores de proyectos. – Proyetech

Milestones – El arma secreta mejor guardada por los planificadores y controladores de proyectos.

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Entender el paso a paso de cómo se desarrolla una actividad te da una visión impresionante de cómo gestionarla para obtener los mejores resultados durante su ejecución.

“Si sabes en cuantos pedazos comerte al elefante, lo vas a digerir mucho mejor”Es falso que todos los planificadores y controladores de proyectos sabemos cómo ejecutar todas las actividades que programamos… nadie sabe todo, siempre nos apoyamos preguntando a expertos para aprender, aprender y aprender. Y cada vez que preguntamos, pensamos en un milestone.

Dominar la técnica de diseñar milestones para cuantificar el progreso de tus actividades es una herramienta poderosísima que los Planificadores/Controladores experimentados usamos para minimizar riesgos y maximizar oportunidades durante la ejecución de los trabajos.

“Es algo así como el paso a paso de una receta de cocina, cada detalle cuenta y vale un montón”.

Te listo algunas ventajas que un buen diseño de milestones traerá a tu proyecto:

  1. Aseguras ejecutar el alcance real de cada actividad.
  2. Potencias la aplicación de Valor Ganado y maximizas sus resultados.
  3. Aseguras facturar oportunamente cada actividad.
  4. Cuantificas oportuna y efectivamente para medir tu productividad.
  5. Estandarizas tus métricas.
  6. Disciplinas tus procesos.
  7. Flexibilizas y optimizas tus controles.

En este tema no todo es tan fácil, muchos clientes (internos y externos), al no entender de qué se trata, colocan barreras y obstáculos al momento de formalizar los milestones que regirán los modelos de control de sus obras. Por lo cual, tienes que negociar.

Te recomiendo que partas de un principio básico: necesitas tener todos los días el resultado del esfuerzo que tus recursos están dejando en el campo de trabajo. Si no cuentas con una herramienta de medición y computo eficiente, realista y acordada con todos los interesados, toda la información que generes aguas abajo va a estar sujeta a cuestionamientos y opiniones.

Ten presente algunos detalles que algunas veces confundimos u obviamos:

  1. Un milestone no es un nivel del WBS.
  2. Toda actividad puede desagregarse para ser controlada eficientemente.
  3. Piensa integralmente en progreso, flujo de caja, facturación, productividad, etc.
  4. Todos los días tu obra progresa algo y debes capturar ese dato.

A continuación, te dejo algunas recomendaciones para el efectivo diseño de tu modelo de control basado en Milestones:

  1. Pregunta, entiende el proceso que rige la realización de cada actividad. Pregunta, sé humilde.
  2. Socializa tu modelo de control con tus gerentes de primera y segunda línea… y obviamente con tu cliente.
  3. Complementa tu modelo de cálculo con un proceso de captura de datos eficiente y dinámico.
  4. Piensa en base de datos y en indicadores de gestión todo el tiempo. No te enfoques en hacer un reporte, enfócate en capturar datos que puedas manipular luego.
  5. Deja por escrito con tu cliente tus milestones, todo por escrito (yo los envío en una carta formal).
  6. Identifica la audiencia a la que enviarás información y diseña niveles de detalles de acuerdo al usuario final, no todo el mundo debe tener toda la información.
  7. Trabaja tu base de conocimientos, no retrabajes.
  8. Usa los datos de tu proyecto de manera inteligente.
  9. Sé práctico, apóyate en la tecnología para ser eficiente y ágil.
  10. Nunca olvides que tu proyecto es un negocio y necesitas saber que pasa en él en todo momento.

Diseñar milestones, modelos de control integrales, informes y tableros de mando (Dashboards) es un proceso evolutivo constante, siempre se nos ocurren mejores cosas.

Siempre hay un detalle útil para una persona que otra no valora, por eso debe ser integral, lo importante es que tú tengas en tu cabeza la película completa de tu proyecto.

Ya sabes dónde y cómo ubicarme para actualizar tus modelos de control y monitoreo.

#FelizProyecto

Leonidas Uzcategui


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