Blog – Proyetech
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Entender el paso a paso de cómo se desarrolla una actividad te da una visión impresionante de cómo gestionarla para obtener los mejores resultados durante su ejecución.

“Si sabes en cuantos pedazos comerte al elefante, lo vas a digerir mucho mejor”Es falso que todos los planificadores y controladores de proyectos sabemos cómo ejecutar todas las actividades que programamos… nadie sabe todo, siempre nos apoyamos preguntando a expertos para aprender, aprender y aprender. Y cada vez que preguntamos, pensamos en un milestone.

Dominar la técnica de diseñar milestones para cuantificar el progreso de tus actividades es una herramienta poderosísima que los Planificadores/Controladores experimentados usamos para minimizar riesgos y maximizar oportunidades durante la ejecución de los trabajos.

“Es algo así como el paso a paso de una receta de cocina, cada detalle cuenta y vale un montón”.

Te listo algunas ventajas que un buen diseño de milestones traerá a tu proyecto:

  1. Aseguras ejecutar el alcance real de cada actividad.
  2. Potencias la aplicación de Valor Ganado y maximizas sus resultados.
  3. Aseguras facturar oportunamente cada actividad.
  4. Cuantificas oportuna y efectivamente para medir tu productividad.
  5. Estandarizas tus métricas.
  6. Disciplinas tus procesos.
  7. Flexibilizas y optimizas tus controles.

En este tema no todo es tan fácil, muchos clientes (internos y externos), al no entender de qué se trata, colocan barreras y obstáculos al momento de formalizar los milestones que regirán los modelos de control de sus obras. Por lo cual, tienes que negociar.

Te recomiendo que partas de un principio básico: necesitas tener todos los días el resultado del esfuerzo que tus recursos están dejando en el campo de trabajo. Si no cuentas con una herramienta de medición y computo eficiente, realista y acordada con todos los interesados, toda la información que generes aguas abajo va a estar sujeta a cuestionamientos y opiniones.

Ten presente algunos detalles que algunas veces confundimos u obviamos:

  1. Un milestone no es un nivel del WBS.
  2. Toda actividad puede desagregarse para ser controlada eficientemente.
  3. Piensa integralmente en progreso, flujo de caja, facturación, productividad, etc.
  4. Todos los días tu obra progresa algo y debes capturar ese dato.

A continuación, te dejo algunas recomendaciones para el efectivo diseño de tu modelo de control basado en Milestones:

  1. Pregunta, entiende el proceso que rige la realización de cada actividad. Pregunta, sé humilde.
  2. Socializa tu modelo de control con tus gerentes de primera y segunda línea… y obviamente con tu cliente.
  3. Complementa tu modelo de cálculo con un proceso de captura de datos eficiente y dinámico.
  4. Piensa en base de datos y en indicadores de gestión todo el tiempo. No te enfoques en hacer un reporte, enfócate en capturar datos que puedas manipular luego.
  5. Deja por escrito con tu cliente tus milestones, todo por escrito (yo los envío en una carta formal).
  6. Identifica la audiencia a la que enviarás información y diseña niveles de detalles de acuerdo al usuario final, no todo el mundo debe tener toda la información.
  7. Trabaja tu base de conocimientos, no retrabajes.
  8. Usa los datos de tu proyecto de manera inteligente.
  9. Sé práctico, apóyate en la tecnología para ser eficiente y ágil.
  10. Nunca olvides que tu proyecto es un negocio y necesitas saber que pasa en él en todo momento.

Diseñar milestones, modelos de control integrales, informes y tableros de mando (Dashboards) es un proceso evolutivo constante, siempre se nos ocurren mejores cosas.

Siempre hay un detalle útil para una persona que otra no valora, por eso debe ser integral, lo importante es que tú tengas en tu cabeza la película completa de tu proyecto.

Ya sabes dónde y cómo ubicarme para actualizar tus modelos de control y monitoreo.

#FelizProyecto


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Compartimos ejemplo de un Dashboard Dinámico para el control de las horas hombre gastadas en un proyecto de construcción.

Instrucciones de uso:

  • Puede navegar por las diferentes secciones del tablero.
  • Puede segmentar información, haciendo click sobre un dato.
  • Puede filtrar períodos de tiempo deslizando los controles de fechas ó definiendo manualmente fechas en las cajas de diálogo.
  • Puede activas/desactivar filtros haciendo click en los check boxes incluidos en el ejemplo.
  • Puede navegar entre los dos informes, seleccionando la página en parte inferior del informe.

Si desea mas detalles sobre soluciones de este tipo que desea implementar en su organización, contactenos haciendo click acá.



Base de Datos de Profesionales de Gestión de Proyectos.

Perfiles Linkedin

Base de datos colaborativa de Profesionales Latinoamericanos en Gestión de Proyectos. Al participar en este espacio, automáticamente tus datos quedarán registrados en nuestro mapa interactivo geoposicionado que compartimos constatemente con reclutadores y empresas de proyectos.
El estudio está continuamente abierto para que registres tus datos y para que empresas que requieran de profesionales de proyectos ubiquen de manera rápida a potenciales candidatos para sus requerimientos.
Suerte y Bienvenido.

Base de datos interactiva para la ubicación de perfiles Linkedin de profesionales de Gestión de Proyectos.

Instrucciones de uso del dashboard:

  • Para registrar tus datos en nuestro mapa interactivo debes hacer click en “Registrate“. Sólo te toma 3 minutos hacerlo.
  • Puedes navegar sobre el mapa y identificar perfiles de un pais en particular. Los paises con los circulos en color rojo son los que tienen datos capturados.
  • Puedes segmentar perfiles haciendo click en las diferentes gráficas. para desactivar el filtro hacer dos veces click en el mismo punto.

Suerte a tod@s!


12 Septiembre, 2017
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Durante más de 25 años haciendo proyectos he escuchado decenas de veces esta frase, desde los gerentes de proyectos hasta los dueños de empresas que arropan esperanzas de recuperar las pérdidas de sus proyectos con una reclamación.

El tema no está en que la reclamación sea justa y procedente o no; el tema está en dejar a un lado la gestión efectiva del negocio para dedicar valiosas horas hombre de gente muy talentosa para armar un “reclamo” que no en todos los casos procede y que no en todos los casos nos ayuda a recuperar la viabilidad del negocio.

Aquí te dejo un lista corta de issues que al materializarse y sumarse a una deficiente gestión se convierten en catalizadores de una reclamación forzada, aunque no siempre justificada.

  1. Alcance mal definido.
  2. Poca disponibilidad presupuestal.
  3. Equipo de proyecto de poca experiencia en posiciones “claves”.
  4. Planificación y/o programación deficiente.
  5. Desconocimiento del contrato.
  6. Poca o nula gestión de riesgos.
  7. Procesos y/o procedimientos no diseñados para atender las particularidades de cada proyecto.
  8. Poca o nula trazabilidad en las comunicaciones.
  9. Poco o deficientes modelos de control que generan poco o ningún indicador para tomar decisiones adecuadas y oportunas.

En mi humilde opinión, muchas cosas se suman durante la ejecución de un proyecto, es inevitable que así suceda, pero te puedo asegurar que un gerente de proyecto preparado integralmente, soportado por un equipo de proyecto competente (ojo que no estoy diciendo expertos), alineados a un sistema de gestión coherente y correctamente diseñado, representan el conjunto de herramientas necesarias para gestionar eficientemente las múltiples variables e imprevistos que juegan simultáneamente durante tu proyecto.

La reclamación o reconocimiento económico nace por sí sola cuando una o varias de las condiciones originalmente acordadas en el contrato cambian por alguna razón generando una alteración de las condiciones de ejecución previstas. Ese es el principio natural de donde partir sin tener la necesidad de forzar lo que no se puede forzar. Ni un lado ni el otro es lo suficientemente “tonto” como para dejarse meter un “gol inventado”.

En muchos casos, las deficiencias en los términos y especificaciones de los contratos abren espacio para “papayazos ” que gerentes y/o administradores de contrato experimentados no dejarán pasar sin “sacar provecho“. Estas debilidades son mas recurrentes de lo que pensamos, cuando se presenta ese “momento papayístico“, entran en juego principios empresariales y éticos que llevarán al “papayazo” en una dirección u otra según los valores del jugador al turno.

De esto hay mucho que escribir y opinar… me gustaría conocer tu opinión sobre si dejar o no el resultado del negocio sólo a la apuesta del “Claim“.

Cuéntame sobre tu punto de vista.

Chao, chao…. bye, bye !!.

 

Leonidas A. Uzcategui
Director Operaciones @proyetech


 


12 Septiembre, 2017
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Por favor me disculpan, pero asumo que todos ustedes saben que son los análisis de precios unitarios (APU).

En una oportunidad dictando una acción de formación titulada Estimación de Costos para Contratación de Obras y Servicios, había llegado al segundo día de clases disertando sobre la matriz de clasificación de los estimados de costos según la AACE International, todos los participantes estaban concentrados mentalmente en la explicación.

En el estimado Clase 2 se hace mención al costo unitario y a los metrados detallados, respectivamente, con un nivel de madurez que oscila entre un 30% y 75%.

Resulta obvio, que si llegamos al Clase 2 con el arma del “deber ser”, naturalmente tenemos que tener aprobados los alcances, especificaciones técnicas y los metrados para formular los análisis de precios unitarios.

Bien, conocemos todos los conceptos . . . vamos ahora a la práctica.

Uno de los ejercicios que había escogido, consistía en formular el APU de una partida correspondiente al tendido de tubería de hidrocarburos, que a su vez pertenece a un contrato de construcción de facilidades de superficie; se presenta el alcance del contrato y la especificación técnica detallada de la partida, incluyendo los materiales consumibles. Bajo el razonamiento académico, les presento algunas fotografías alusivas al procedimiento constructivo, es allí cuando escucho el comentario: Profesor, disculpe, pero a mí no me interesa saber ni el alcance, ni las especificaciones, ni los metrados, a mi como estimador, solo me interesa conocer los datos que debo insertar en los “APU”, esos números me los facilita el constructor y el planificador, nada más.

Terrible y espantosa actitud.

Un estimador de costos es un profesional con elevada conciencia y responsabilidad de lo que hace, poseedor de una alta capacidad analítica y dones extraordinarios que lo llevan a investigar a lo sumo, de manera que sus decisiones sean las más acertadas posibles.

Estimar los costos respecto a los APU va mas allá de aplicar las operaciones aritméticas fundamentales, es conocer los elementos asociados a gestión de alcances contractuales que involucran especificaciones técnicas detalladas de partidas, materiales consumibles e instalables, costos de posesión y operación de equipos, labor directa e indirecta, gastos administrativos, factor de costos asociados al salario, rendimiento, horas-hombre, productividad y desde luego, no debe faltar la virtud de tener amplios conocimientos de tipos de contratos, ventajas, desventajas y riesgos asociados.

Por otra parte, en el ambiente de las estimaciones de costos, no podemos dejar de lado el juicio de expertos.

En el ámbito de las estimaciones de costos, el juicio de expertos es en sí mismo evidente, lo que hay que tener cuidado es en apoyarse ciegamente en el, y muy poco en los enfoques cualitativos, cuantitativos y en el sentido común; es allí cuando de manera alegórica podemos afirmar que en estimaciones de costos 1 + 1 no siempre es igual a 2.

Problemas más frecuentes en la elaboración de estimados de costos

La incertidumbre está involucrada en cualquier estimado, aunque algunos tengan menos incertidumbre que otros.

Por lo general, los problemas que se pueden presentar a la hora de planificar un trabajo de estimación son los siguientes:

  • Falta de datos históricos
  • Omisión de experiencias pasadas
  • Fallas en la recolección y documentación de los requerimientos del proyecto.
  • Inexperiencia del personal
  • Estimados forzados e indicados de forma deliberada.
  • Falta de trabajo en equipo

Concluyo con esto.

Las estimaciones de costos a nivel contractual son valores determinísticos que proporcionan la base para todos los pronósticos económicos y financieros, así como para los presupuestos, control y seguimiento.

Si quieres conocer mas a detalles sobre este y otros temas relacionados a Estimación de Costos te invitamos a participar en nuestro próximo curso:

Curso Online para Estimación de Costos en Contratos de Obras y Servicios

Carlos Parra Urdaneta // Consultor Experto en Estimación de Costo de Obras y Servicios.


9 Septiembre, 2017
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Propuesta Académica



Curso Modalidad Virtual y Presencial

Estimación de Costos para Contratación de Obras y Servicios

Objetivos:
Facilitar los conocimientos teóricos-prácticos de las técnicas idóneas para realizar estimados de costos reales y confiables, como elemento fundamental de las ofertas comerciales referidas a obras y servicios, así como las herramientas necesarias para el control posterior durante la ejecución de las actividades.

Ver detalles de este curso aquí


Curso Modalidad Virtual y Presencial

Diseño y Evaluación de Análisis de Precios Unitarios (APU)

Objetivos Específicos:
Calcular los análisis de precios unitarios basados en un modelo matemático estimado y representativo, considerando para ello los procedimientos de ejecución más apropiados y la integración de las variables constitutivas como materiales, equipos, mano de obra, administración y utilidad, a objeto de garantizar un amplio margen de rentabilidad generando resultados confiables.
Ver detalles de este curso aquí


Curso Modalidad Virtual y Presencial

Ajuste de Precios en Contratos de Obras.

Objetivos Generales:
Dotar al participante de las herramientas necesarias para calcular e interpretar las variaciones de precios, estudiando las premisas del equilibrio económico del contrato como elemento de análisis jurídico, técnico y administrativo.
Ver detalles de este curso aquí


8 Septiembre, 2017
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En esta oportunidad te contaré sobre el paso 2 de los 6 pasos para aplicar la PNL. Son increíbles los resultados que genera en nosotros, desarrollar y practicar la flexibilidad para modificar lo que no nos funciona. Yo diría que este el paso que me ayuda a lograr el paso 1 que te conté en el escrito anterior, y seguramente nos ayudará en los pasos siguientes.

Cuando flexibilizamos nuestro pensamiento podemos hacer y lograr maravillas propias de la felicidad. Cuestionar nuestras creencias limitantes y dejar de hacer lo que no nos sirve es lo primordial, con ello vamos a tener tiempo y espacio para empezar a hacer lo que nos hace felices.

Esa flexibilidad de pensamiento nos lleva a muchas cosas buenas. Primero a no ser tan rígidos o exigentes con nosotros mismos, si nos equivocamos, será esa flexibilidad la que me ayuda a aprender la lección del error. Igualmente a buscar el lado positivo que tienen los eventos. A comprender lo que piensan los demás, sin llegar a juicio, y a algo muy importante es el poder adaptarnos a los cambios constantes que ocurren en nuestro alrededor.

Con respecto a esto último, la flexibilidad de pensamiento es lo que me ha llevado y lo sigue haciendo, a valorar los cambios que he sufrido en estos últimos días. Esto ha ocurrido en mi vida, mis hijos se mudaron a su propio apartamento, ahora tengo un sitio nuevo que visitar y de paso me inviten a comer, se me daño mi portátil, estoy haciendo este escrito desde un ciber y he hecho nuevos amigos, las medicinas son costosas, ahora compro por pastillas y puedo comprarlas. Gracias flexibilidad de pensamiento.

Es una práctica, solo es cuestión de detenerse unos instantes y pensar con esa flexibilidad, seguramente al principio cuesta, pero poco a poco lo vamos logrando. Como a veces digo, si con la queja o la culpa, logro algo, pues entonces hagamos fiesta. Gimnasia con la flexibilidad.

Este y otros temas relacionados a tus capacidades como individuo las desarrollaremos en nuestro próximo

Curso ONLINE – Comunicación y Programación neurolingüística (PNL)


Hilda Torres // Consultor Especialista en Desarrollo Gerencial


8 Septiembre, 2017
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Hoy quiero comenzar con una serie de escritos referentes a los 6 pasos para poner en práctica la PNL. Cuando los aprendí me parecieron interesantes y sobretodo básicos para aplicar la PNL. Creo en ellos, los prácticos hasta que se conviertan en una rutina. Esa es la idea esencial.

El primer paso es el pensar en lo que deseamos, en lugar de quejarnos de lo que no deseamos. Es una expresión que suena sencilla, pero no lo es. Nos invaden con mensajes positivos, pero cuando estamos en la situación en nuestro episodio o momento de vida, se nos olvidan y surge la queja, es una costumbre adquirida. Y por ello la PNL es una herramienta que nos ayuda a reprogramarla para que este primer paso sea efectivo y que lo apliquemos consciente.

Mi experiencia con relación a este paso, ha sido placentera, pues creo que del 1 al 5, tengo unos 4. Pero lo molesto de esto es la crítica que recibo cuando le veo el lado positivo de la situación. Expresiones como: “cómo es posible que me digas, que lo bueno es lo que pasa, estás loca, tú crees que nos merecemos el gobierno que tenemos”, y yo respondo, no lo merecemos, pero ya que lo tenemos, hagamos limonada.

Estoy convencida que no es fácil, pensar solo lo que queremos sin quejarnos no es fácil y mucho menos si no creemos en ello, siempre un pensamiento negativo nos viene para asomarnos la queja por lo que no tenemos. Es ahí donde mi práctica toma relevancia, el pensar que es lo que quiero me da ánimo, siento mi cuerpo diferente, y es para bueno. Cuando me quejo por no tenerlo, mis emociones son displacenteras y por supuesto no me gustan. Ese pellizco emocional, hace que me vuelva a centrar en lo que quiero. Aún sigo trabajando en ello, porque en el ámbito financiero estoy como que raspada, pero sigo trabajando. Por qué te digo que estoy raspada, pues porque con frecuencia me quejo por no tener el dinero para tal cosa. Como ves no es fácil pero sé que con la reprogramación lograré el 5, que me lleva a una tranquilidad emocional y con mayor disposición a lograr lo que quiero. No hay espacio para quejarme.

Nuestra atención va hacia donde estamos pensando. Si nos quejamos mucho, vamos a conseguir mucho de eso que no queremos.

Este y otros temas relacionados a tus capacidades como individuo las desarrollaremos en nuestro próximo

Curso ONLINE – Comunicación y Programación neurolingüística (PNL)


Hilda Torres // Consultor Especialista en Desarrollo Gerencial


1 Septiembre, 2017
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Todo proyecto que se emprende es con el objetivo de cubrir una necesidad dentro de una organización. La empresa necesita lograr, crear o desarrollar algo, y para ello lo hace a través de proyectos. Para que las empresas tengan un rumbo definido y sepan hacia dónde van, es importante que tengan definido un Plan Estratégico, el cual se compone básicamente de una visión, misión, objetivos y estrategias. Para poder llevar a cabo este Plan se hará a través de la ejecución de proyectos que ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Es por eso que al elegir un proyecto, éste debe estar alineado y apoyar el Plan Estratégico.

Cuando se inicia un proyecto, el documento que es importante desarrollar es el Acta de Constitución. En este documento se coloca toda la información general del proyecto (llamada también información de alto nivel) que nos brinde una idea y panorama general de lo que se llevará a cabo. La información contenida en este documento puede ser diversa, según los datos con los que se cuente en ese momento, pero básicamente la información que se recomienda tener es:

  • Objetivos generales, aquello que la organización desea lograr a través de la ejecución del proyecto.
  • Descripción general del producto o servicio a desarrollar.
  • Descripción general del alcance del proyecto.
  • Presupuesto general, nos da una idea del costo que tendrá el proyecto y el cual puede tener una variación de aproximadamente 50% más o menos.
  • Cronograma general, donde se define los principales hitos del proyecto para conocer los eventos más significativos y tener una idea de la fecha de inicio y fin.
  • Riesgos iniciales, aquellos eventos que en base a la descripción general del alcance podrían ocurrir y que impactarían, tanto de forma positiva o negativa, en el desarrollo del proyecto.
  • Información adicional como: criterios de aceptación del producto, recursos pre-asignados, interesados identificados previamente, restricciones a tomar en cuenta y supuestos encontrados. Además toda la información que contribuya a tener una idea general del proyecto se puede colocar en este documento.

Como se ha mencionado, la información que se registra en el Acta de Constitución es a un alto nivel para tener un panorama y conocer en líneas generales lo que conlleva la ejecución del proyecto. La información que se encuentra en este documento, como es información inicial, servirá para comenzar a entrar más a detalle en los demás aspectos del proyecto como alcance, tiempo, costos, riesgos, etc.

Si bien es cierto, el Acta de Constitución nos brinda información general del proyecto para comenzar con las actividades de planificación y posterior ejecución, la descripción del alcance general contenida en este documento no es suficiente, ya que es una descripción de alto nivel, o si queremos llamarlo de diferente modo, es una descripción en líneas generales de aquello que se requiere hacer en el proyecto. Esta información sería el inicio para comenzar a detallar de forma específica el alcance del proyecto. Cabe mencionar que un alcance del proyecto debe ser un documento claro, explícito, preciso y muy bien detallado para conocer realmente lo que se va a desarrollar (producto o servicio) y todo el esfuerzo que demandará el proyecto. Eso a su vez nos da una idea de la complejidad que existirá durante la ejecución. En el alcance del proyecto se debe identificar principalmente 2 elementos:

  • El alcance del producto, el cual es una descripción detallada y precisa de las características y funcionalidad que tendrá el producto o servicio que se necesita desarrollar a través del proyecto.
  • El alcance del proyecto, que es todo el trabajo y esfuerzo que se debe llevar a cabo para crear el producto o servicio que se ha especificado detalladamente en el alcance del producto.

Estos dos conceptos se encuentran muy vinculados entre sí y existe una estrecha relación entre ambos. Para entenderlos mejor, se podría esquematizar de la siguiente forma:

Alcance del producto   =   (características y funcionalidades)

Alcance del proyecto   =   (características y funcionalidades)  +  (trabajo necesario)

Cuando hablamos del trabajo necesario nos referimos a todo el esfuerzo que se realizará y todo aquello que se necesitará para poder crear el producto o servicio que se requiere. En ese sentido, dentro del concepto de trabajo y esfuerzo se puede considerar a los siguientes elementos:

  • Los recursos humanos que serán necesarios para el desarrollo del producto o servicio. Dependiendo de las características o funcionalidades, se van a necesitar personas que tengan diferentes tipos de perfiles (conocimientos, experiencia, habilidades, capacidades, etc.) que puedan ser capaces de desarrollar el producto o servicio que se ha especificado.
  • Los otros recursos que se necesitarán, como los materiales, insumos, maquinarias, equipos e infraestructura. De acuerdo a lo que se quiere desarrollar, se necesitarán diferentes recursos que se utilicen para la creación del producto o servicio.
  • El tiempo que tomará desarrollar el producto o servicio. Dependiendo de lo que se quiere desarrollar y la complejidad que conlleva esto, va a variar el tiempo que se necesitará para desarrollar el producto o servicio que se ha especificado.
  • El presupuesto del proyecto. Dependiendo de la complejidad del trabajo y de todos los recursos que se necesitarán, va a variar el monto que se invertirá para la construcción del producto o servicio.
  • La calidad del producto o servicio. En base a los requerimientos que pide el cliente, los cuales deben estar bien detallado, se establecerá el nivel de calidad requerido para satisfacer las necesidades del cliente.
  • Los riesgos del proyecto. Según el producto o servicio a desarrollar y el trabajo a realizar, se van identificar los eventos que impactarán de forma positiva o negativa en el proyecto. Si el trabajo es sencillo y no demanda mucha complejidad, quizás hayan riesgos manejables y fáciles de gestionar. De lo contrario, la gestión de riesgos será una actividad más compleja que demandará un mayor tiempo y presupuesto.
  • Las adquisiciones que se deberán realizar. De acuerdo al producto o servicio que se requiere desarrollar, se debe identificar qué parte del proyecto se puede realizar con los recursos que se tienen y qué parte del proyecto se realizará recurriendo a proveedores externos.
  • Los interesados del proyecto. Según el producto o servicio y el trabajo que se va a realizar se podrá identificar a todas las entidades (personas, grupos, organizaciones, unidades, comunidades, etc.) que impactan y serán impactadas por el proyecto tanto de manera positiva como negativa.

Entonces como vemos, existen muchos puntos a considerar dependiendo de la descripción del alcance, por lo que es sumamente importante que se especifique detalladamente lo que se hará en el proyecto, tanto a nivel de producto o servicio como a nivel del trabajo y esfuerzo. Esta descripción se puede considerar como el punto de partida sobre el cual vamos a comenzar a planificar nuestros próximos pasos y actividades a realizar en muchas áreas de conocimiento como tiempos, costos, calidad, recursos humanos, riesgos, adquisiciones, interesados, etc.

¿Qué pasaría si no se tiene una descripción detallada del alcance?, o

¿Qué pasaría si se tiene un alcance incompleto?

Es decir, solo tenemos identificado el 50% de lo que se va a hacer y se comienza a trabajar en base a eso. Si ocurriese una situación como esa, el proyecto tendría asociado un riesgo bastante alto porque no se podría identificar exactamente qué elementos o recursos necesitamos para el proyecto o qué actividades vamos a hacer. Habría una planificación inadecuada, lo que llevaría a una ejecución también inadecuada y no se harían bien las cosas. Además de estaría corriendo el alto riesgo que se cancele el proyecto o se ponga en stand-by debido a una mala definición del alcance.

Algunos de los riesgos asociados a una mala definición del alcance son:

  • No se conocería que tipos de recursos (humanos, materiales, insumos, equipos, etc.) se van a necesitar en el proyecto, por lo tanto no se podría armar un equipo de proyecto adecuado ni saber qué recursos de la empresa se necesitarán o qué recursos se comprarán a proveedores externos.
  • Los recursos están directamente asociado a los costos, por lo tanto no se podría establecer un presupuesto definitivo para el proyecto.
  • Al no conocer todo el trabajo a realizar, no se podría establecer un tiempo para el proyecto. No se tendría la información disponible para informar cuándo se terminará el proyecto.
  • No se sabría con exactitud todos los requisitos del proyecto y no se sabría el nivel de calidad que se necesita implementar.
  • No se sabría si se recurrirá a proveedores externos para realizar alguna compra, alquiler o subcontratación de productos o servicios. Al no tener claro si se gastará en adquisiciones externas, no se podrá determinar el presupuesto total del proyecto.
  • No se conocerá a qué entidades impactará el proyecto, por lo que no se podrá realizar una correcta identificación y gestión de interesados.
  • Habrían numerosas solicitudes de cambio porque los interesados que no han sido identificados tendrán impacto sobre el proyecto a través de su poder, interés, influencia, requisitos, necesidades y expectativas. Un proyecto con demasiadas solicitudes de cambio es un proyecto que irá “tapando huecos” en lugar de generar entregables.

Existen otros riesgos más que poco a poco irán apareciendo a medida que se avanza sobre un proyecto con un alcance mal definido, pero los riesgos mencionados anteriormente serían razones suficientes para tomar la decisión de suspender el proyecto hasta que exista una mejor definición del alcance, o simplemente cancelarlo por falta de información.

Además de describir detalladamente lo que se hará en el proyecto, también es necesario que se detalle aquello que no se hará, aquello que no incluye el proyecto o aquello que no está contemplado debido a los límites que se han establecido. En muchas ocasiones, debido a una mala comunicación o interpretación, las personas tendemos a suponer o asumir ciertas cosas. Ahí es donde los clientes o usuarios pueden asumir que ciertas actividades o entregables estarán contempladas dentro del alcance del proyecto, por lo que resulta muy necesario que se especifique claramente aquello que no se desarrollará y comunicarlo a todos los interesados. De esa forma se evita ambigüedades o suposiciones que posteriormente pueden originar conflictos.

Las restricciones y supuestos son dos puntos más que también son importantes colocar dentro del alcance del proyecto. Las restricciones ayudan al equipo de proyecto a conocer a qué tipo de situaciones se enfrentan y que pueden considerarse como limitaciones. Conocer esas limitaciones es una fuente importante de información para planificar cómo gestionar y responder antes esas situaciones. Los supuestos son situaciones que se consideran como verdaderas y que significan que se realizará el proyecto bajo el supuesto que determinadas circunstancias se van a dar o son situaciones reales. Esos supuestos deben ser confirmados para saber si aquello que suponíamos realmente se va a concretar. En caso no se confirme aquello que se suponía verdadero, eso representa un riesgo para el proyecto, el cual debe incorporarse al registro de riesgos para gestionar dicha situación.

Como conclusión final, se puede decir que realizar una buena definición del alcance, tanto del producto como del proyecto, resulta vital para asegurar que los próximos pasos se puedan planificar de forma adecuada. El alcance es el punto de partida para establecer las bases del proyecto y lo que éste conlleva. Si no existe la definición adecuada, pueden ocurrir situaciones riesgosas y de conflicto que solo traerían consecuencias negativas para el equipo de proyecto y la organización.


Miguel Ramos Bernales

Project Management Professional (PMP)
Risk Management Professional (PMI-RMP)
Microsoft Certified Technology Specialist, Microsoft Project 2013
Certified ITIL Foundations v3


31 Agosto, 2017
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Dentro de los procesos productivos de las empresas existen aquellos donde se manejan altas temperaturas, altas presiones, sustancias tóxicas o corrosivas, altas tensiones eléctricas o maquinaria que trabaja a altas velocidades. Una falla dentro de estos procesos pudiera ser verdaderamente catastrófica. Por otro lado, la mayoría de las plantas que trabajan con estos procesos, tienen una dificultad adicional y es que son sistemas continuos de producción que no pueden detenerse para realizar mantenimientos correctivos o preventivos sin afectar la producción. Esto amerita que sea  imprescindible hacer todo lo posible para actuar antes de que suceda lo peor.

Se debe hacer un monitoreo continuo de todos los parámetros que pudieran afectar el correcto funcionamiento de los equipos de forma tal que no ocurran acontecimientos que afecten los planes de producción, los costos de operación y la seguridad.

Un ejemplo muy sencillo sería en nuestros automóviles. Si tú observas que la temperatura del motor se está elevando paulatinamente, esperarás que llegue al máximo o investigarás inmediatamente para identificar la causa de esta subida?. Si observas que la presión de aceite del motor está bajando, o el amperaje del alternador está variando, qué acciones tomarías? Esperarás que la falla se presente?

La mayoría de las instalaciones industriales operan con equipos dinámicos o equipos estáticos o una combinación de ambos. En cualquiera de estos pudieran presentarse fallas que originarían grandes pérdidas tanto económicas como de seguridad y ambientales. Es aquí donde es importante contar con el mantenimiento predictivo o basado en condición y que permita evitar la ocurrencia de hechos no deseados.

Imagina la cantidad de pérdidas a través de una grieta en la tubería que transporta determinado  producto o el efecto contaminante que pudiera provocar dependiendo del sitio de la fuga. Imagina el efecto en la producción de la planta si ocurriera una explosión dentro de un tanque de almacenamiento de gas, o de fluidos tóxicos, no sólo por daños ecológicos sino por daños físicos de las instalaciones?.

Como ves, hasta ahora no hablamos de sustituir el equipo por una inspección predictiva, pero sí de tomar medidas que pudieran ser: ajustes, calibraciones, correcciones u otras alternativas que fácilmente nos permitirían evitar daños como los descritos.

El mantenimiento predictivo es un tipo de mantenimiento que nos ayuda a pronosticar el futuro fallo de un componente o pieza de una máquina, de tal manera que pueda ser sustituido o reparado antes de que este falle. Esto nos permitirá minimizar el tiempo muerto de la máquina y aumentar la vida útil de la misma.

Para poder llevar a cabo este tipo de mantenimiento, es necesario disponer de la medición de los diversos parámetros que guardan una relación predecible con el ciclo de vida de las partes o componentes de la maquinaria y equipos. Algunos ejemplos son: la temperatura de las conexiones eléctricas o la resistencia del aislamiento de la bobina de un motor.

Al momento de la compra, normalmente los proveedores recomiendan valores para remplazo de componentes, dependiendo sobre todo de las horas de uso, pero en instalaciones reales hablamos de equipos que forman parte de un sistema y que pudieran verse afectados por otras variables no tomadas en cuenta por los fabricantes.

Los objetivos que se pretenden alcanzar con el seguimiento de las variables que hemos venido mencionando son:

  • Vigilancia de máquinas, con el fin de indicar cuando existe el problema.
  • Protección de máquinas, con el fin de evitar fallos. Cuando se detecte un fallo la máquina se detendrá automáticamente.
  • Diagnóstico de fallos, con el fin de definir cuál es el problema específico y saber cuánto tiempo más podría funcionar la máquina antes de ejecutar la corrección definitiva.

Es importante antes de implantar cualquier programa de mantenimiento predictivo o preventivo, hacer una caracterización de nuestros equipos, jerarquizarlos según la criticidad en la cadena de producción, analizar las posibles fallas que pudieran ocurrir y sus consecuencias, para definir las mejores estrategias de acuerdo al tipo de falla. Aquí es importante analizar los históricos de fallas de cada equipo y el impacto resultante. Sólo después de realizada esta actividad podremos decidir entre las opciones de mantenimiento a ejecutar, los equipos donde se aplicarán  y las metodologías a emplear en cada uno, para alcanzar los beneficios que esperamos obtener.

Este y otros temas relacionados a herramientas y técnicas para la optimización de la gestión de Mantenimiento serán abordados en nuestro próximo:

Curso Online Aplicación del Análisis Causa Raíz para la Identificación y Resolución de eventos que Impacten La Confiabilidad Operacional.

 


Jesús Urdaneta Parra // Especialista en Gerencia de Mantenimiento y Confiabilidad


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