Información para Comunicar – Eje estratégico de una Gerencia de Proyectos Efectiva.

Información para Comunicar – Eje estratégico de una Gerencia de Proyectos Efectiva.

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Si como gerente de proyectos no procuras disponer de información actualizada y confiable que puedas segmentar eficientemente para tus diferentes audiencias, tienes un problema que puede explotarte en las manos en poco tiempo y vas a perder mucha plata en ese proceso.

Mas allá de tener las ganas y las habilidades para comunicar, sino cuentas con datos precisos y oportunos que puedas transformar en información de valor, estas ejecutando a medias tu gestión de proyectos.

En mis 25 años de experiencia he trabajado con muchos tipos de gerentes de proyectos. Desde los más conservadores que se dedican en cuerpo y alma a la operación de las obras, hasta los más estratégicos que invierten mucho de su tiempo en analizar datos y generar planes de acción para atender riesgos y oportunidades del negocio.

El punto concurrente de todos los perfiles es que siempre están ávidos de datos, y con la misma recurrencia he visto que carecen de fuentes oportunas. Los equipos de control de proyectos (PMO) así como todos los coordinadores/gerentes de área invierten cientos de horas hombre de personal staff para armar las más complejas hojas de cálculo tratando de consolidar millones de registros de datos.

Lamentablemente no siempre todo ese esfuerzo resulta siendo de valor para el gerente de proyecto, ya que no obtiene lo que necesita en el momento oportuno.

Para todos los que hacemos proyectos, es importante hacer una reflexión sincera de los datos que generamos. Hoy voy a compartir la mía:

  1. Necesito identificar claramente mis audiencias. No todo el mundo necesita la misma información.
  2. Debo tener presente que datos e información no es lo mismo, reflexiono mucho en este tema.
  3. Necesito entender que tipo de datos o información necesita cada una de mis audiencias.
  4. Necesito saber en qué momento necesita cada una de mis audiencias los datos o informaciones que genero para ellas. Lo tarde no sirve ya que perdió su valor.
  5. Debo tener una constante y fluida comunicación con mi equipo, todos los días estar allí para ellos.
  6. Debo darle a mi equipo instrucciones claras de cada requerimiento para que sean efectivos en la generación de lo requerido.
  7. Debo darle a mi equipo todas las herramientas para que sean eficientes en el uso de su tiempo para lograr los resultados que necesitamos en el momento que lo necesitamos.
  8. Debo apoyar a mi equipo, trabajando juntos en la articulación de los procesos que nos generarán los datos para nuestra gestión.
  9. Debo asegurar una gestión de procesamiento de datos efectiva y eficientes para dedicar más horas a analizarlos, buscando maximizar las oportunidades y mitigando los riesgos que nos pueden impactar.

Hace un tiempo entendí que los datos solos o aislados no sirven de nada, con ellos no logramos comunicar lo que necesitamos y por ende, corremos el riesgo que cada quien entienda lo que puede con lo que logró procesar.

Imagínate un proyecto con millones de datos donde cada quien actúa por su lado, entiende lo que puede e invierte cientos de horas hombre sin resultados efectivos… créeme que pasa.

La llegada de la inteligencia de negocios (BI) al mundo de los proyectos ya es una realidad, un gran reto para nuestros paradigmas basados en que sabemos todo y todo lo podemos hacer solos. La oportunidad de aprender científicamente de nuestra operación y resultados históricos, es invalorable en un negocio cada días mas complejo y exigente, donde nuestros riesgos e inversiones son atentados por múltiples variables.

La inteligencia de negocios va mucho mas allá de tener un Dashboard bonito, “chulo” como dicen los dominicanos o “vacano” como dicen los colombianos.

El gran aporte de la inteligencia de negocios al negocio de proyectos, es la oportunidad de contar con información dinámica, estadística y propia, para maximizar lo que nos ha resultado bien y de mejorar nuestros errores pasados.

Mientras mejor información generemos en nuestros proyectos, mientas mas precisa y oportuna sea, mucho mejor será nuestra gestión comunicacional para mantener informada a todos nuestros grupos de interés, con información de verdadero valor para cada uno.


Si estas interesado en conocer nuestros servicios de consultoría, déjanos un mensaje desde nuestro formulario de contacto, te acompañaremos en el proceso de implementación y/o optimización de tu Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

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